新型コロナウイルスの影響により、働き方を考える機会になったと思います。
 テレワーク、Web 会議、電子決裁、グループウェア、RPA、勤怠管理システム …… 導入している事業所が増えていますが、ご存知でしょうか?
 いずれもITを活用したサービスです。「移動時間短縮」「場所を意識しない情報共有」「作業の自動化」等、導入するメリットは多くあります。

 業務改善につながるITを活用したサービスが、補助金、助成金を活用することで、50%~100%を国や県が補助し、差額の負担で導入できるようになっています。

 新型コロナウイルスの陰に隠れていますが、今年4月から中小企業でもスタートした「働き方改革」も意識する必要があります。ワークライフバランスが重要視され、例えば残業時間が多い事業所では、離職率も高くなり、採用をしたくても人が集まりにくい傾向にあります。

 また、「新しい生活様式」が徐々に浸透し、直接会わない方がリスク対策になるという理解が進めば、直接会わなければ失礼になると考えるよりも、より安全にテレビ会議で一日でも早く話をすることの方が喜ばれる社会になるかもしれません。

 ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でよりよい方向に変化させること、これをDX(デジタルトランスフォーメーション)といいます。
 弊社は税理士事務所には珍しい「IT化を支援する専門部署」があり、5名が在席しています。業者目線ではなく、自社のように考え、お客様のDXをサポートします。

 参考までに、DXのツールを紹介します。

①紙の電子化 …… Docuworks(ドキュワークス)、AdobeReader
社内ネットワークやインターネット上に電子化して保存することで、情報の共有が図れる。
保存するスペースが不要となる。長期間保存が可能となる。
【ソフト料】PC1台に付き、15,000円~(Docuworksの場合)
②スケジュールの共有化 …… サイボウズ、NIコラボ等
社員や事業所のイベント情報等、登録した情報をインターネット上で共有する。
外出先でも確認できる。
【クラウドサービス利用料】1名につき360円/月~(NIコラボの場合)
③社内情報の共有化 …… kintone(キントーン)、chatwork等
顧客情報、進捗管理等、業務上必要な情報などをシステムに登録し、社内で共有する。
外出先でも確認できる。
【クラウドサービス利用料】1名につき780円/月~(Kintoneの場合)
④コミュニケーションを図る …… LINEWORKS、chatwork、Zoom等
チャット機能を使ったタイムリーな情報共有。
Web会議システムを使って相手の表情を見ながら対応できる。
【クラウドサービス利用料】1 名につき300円/月~(LINEWORKSの場合)
【Web 会議利用料】無料~(Zoomの場合)
⑤インターネットバンキングからの取り込み …… 弥生、MFクラウド等
取引情報を会計ソフトに取り込むことで、入力処理の手間を省く
【インターネットバンキング利用料】1,430円/月~(親和銀行の場合)
⑥ロボットの活用 …… RPA
パソコン内で動くロボットを活用し、定型的な作業を自動化させる。
【ロボット利用料】50,000円/月~(EzRobotの場合)
⑦勤怠管理システム …… キングオブタイム、勤次郎
タイムカードで管理していた出退勤管理を電子化。
毎朝、スマートフォンやパソコン、社内のタイムレコーダーで登録した情報が自動集計される。
【クラウドサービス利用料】300円/月~(キングオブタイムの場合)

 利用には初期設定が必要な場合があります。お客様で設定できれば費用は掛かりません。外部に委託する場合には費用は掛かりますが、助成金・補助金を活用しコストを抑えて導入することができます。(助成金・補助金の提出する書類作成等の手間はかかります)

 少しの改善でも、積み重ねると大きくなります。毎日10分の効率化でも、10分×1ヶ月20日勤務=200分(3時間20分)× 人数分の効率化になります。

 興味を持っていただけましたら、弊社担当者までお声掛けください。

 

(株式会社 内田会計事務所 総務部部長 兼 IT支援課課長 内野敦史)
(『月刊 アップ長崎・島原』2020年6月号)


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