明けましておめでとうございます。2018 年もよろしくお願い申し上げます。

中長期の未来見据え、『重要不急』の対策を

例年、年末年始のこの時期は、一年を振り返って総括し、新たな一年の計を立てる時期です。弊社でも昨年末に、2017 年初頭に立てた事業計画の進捗、各社員の一年間の活動状況を確認しましたが、改めて一年を振り返ってみると、年初に事業計画を立てた際に、今年はやりたい、やらねばならないと考えて計画したにも関わらず、やらなかったことがいくつもありました。
事業計画を考える際、会社の10年先、20年先のことを考え、今のうちにやっておかなければならない必要なことを書き出していきました。一年経ってから改めて読み直しても、やらねばならない必要なことである、という想いは変わりません。そうであるにも関わらず、やらないまま一年が過ぎてしまっていました。
なぜ、やれなかったのか…。事業計画を再度見返すと、やれなかったことは、必要であっても緊急性がないことであると気付きます。つまり、目先の片付けなければならない仕事を優先してしまい、重要であっても緊急性の薄いものを後回しにしてきた結果、やらないまま一年が過ぎたということです。
 
「7つの習慣(スティーブン・R・コヴィー氏著)」という書籍の中で、時間管理について述べられた箇所があります。
仕事を重要度の高低と緊急度の高低との二軸で4つの領域に分類し、表のようなマトリックス(行列)図にまとめる
ことで、時間管理のための優先順位について検討する考え方が紹介されています。

 

緊急

緊急ではない


第 I 領域
危機や災害、事故、病気への対応
締め切り直前のタスク
営業活動
クレームへの対応 など

第 II 領域
・人間関係作り

・予防行為
・最新再生(自分を磨くこと)
・綿密な準備や計画 など






第 III 領域
・重要性の低い電話やメールへの対応
・重要性の低い会議への出席
・多くの報告書
・急ぎの雑事 など

第 IV 領域
・暇つぶし
・長時間、必要以上の息抜き
・だらだらとした電話
・世間話 など

本書によれば、トップが時間を割くべきは当然ながら重要度の高いⅠとⅡであるが、ⅠはⅡを十分に行えば防げるので、大切なのはいかにⅡに取り組む時間を確保するか…ということだそうです(ちなみにⅢは「他人に任せる」べきで、Ⅳは「やってはいけない」領域であるといいます)。言われてみれば当たり前のことなのですが、実際には多くの方が緊急度の高いⅠとⅢに時間を費やしてしまいがちのようです。
思い返すと昨年は私もⅠとⅢに時間を費やしていたように思います。第Ⅰ領域への対応は無くすことができませんが、なるべくⅢを人に任せⅡへ重点を移していくことで、昨年できなかったことを今年は実現していきたいと思います。

来年2019 年の4 月末には、天皇陛下が退位され、和暦が新元号によることになりました。名実ともに時代が変わる
この時期、皆様も第Ⅱ領域の仕事である中長期的な計画を改めてお考えになっては如何でしょうか。我々アップパートナーズグループもその社名のとおり、将来の計画づくりそしてその実現を、皆様の「社外重役」「伴走者」としてお手伝いいたします。

(所長税理士 内田佳伯 『月刊 アップ長崎』2018年新年特大号 所長年頭ご挨拶より)