7 月号に「基礎編」として概略を掲載させていただきましたが、「事業所としてどう管理すればいいの?」との声を多く頂きました。今回は、事業所として求められる「安全管理措置」を中心に、どのように準備するべきかについてまとめさせていただきます。

1. はじめに
 「マイナンバーは管理が大変」と言われています。マイナンバー制度によると「個人番号(マイナンバー)及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。」とされており、自社だけでなく委託する場合にも、その先の再委託先にまで監督責任があります。また、今回は以前よりも罰則が強化されています。

2. 安全管理措置とは
 ①基本方針の策定 ②取扱規程の策定 ③技術的安全管理 ④物理的安全管理 ⑤組織的安全管理 ⑥人的安全管理
と項目が分かれており、それぞれで具体的な管理が求められています。詳しくは、内閣官房ホームページ等の情報をご確認下さい。

3. 事業所としての主な取り組み
●マイナンバーを取り扱う責任者・担当者を決め、その人のみマイナンバーやマイナンバーを使った書類を扱えるようにする。「目的外利用をしない」・「管理の徹底」などを約する誓約書を作る。
●社内規程の見直し。マイナンバー(特定個人情報)に関連する部分を追加。就業規則、情報管理規定、漏洩時の対策、番号収集、廃棄の規程等を準備
●社員へ収集を依頼(番号カード、証明書等)
 利用範囲を定めた依頼文を通知、収集、管理
●番号利用を委託する場合(主な委託先:税理士事務所、社会保険労務士事務所など)は、委託に関する契約書を交わす(委託元の企業は、委託先だけでなくその先の再委託先までも監督する責任を負います)
●安全な保管場所の準備。保管場所の利用者制限、PC等のアクセス制限、鍵がかかる書庫など(マイナンバー、番号を出力した書類や控えを保管した書類の管理)。文書を安全に保管するだけでなく、利用した履歴を残す必要があります。保存期間後には削除・廃棄も必要です。
→マイナンバー管理システムを利用することで効率化とリスク低減に繋がります。次面下側にてご案内しておりますので、必要な方はご覧ください。
※中小規模事業者(従業員100人以下の中小企業)の場合には、負担を軽減するための措置が取られています。但し、何かあった際の責任は同じです。出来る限り安全な管理ができる措置を取ることが望ましいと考えられています。
10月には通知カードが配布され、平成28年1月から利用開始ですが、具体的な管理方法等、詳しい情報が徐々に出てきている状況です。定期的に情報発信していく予定ですが、ご不明な点など、何か気になることがありましたら、担当者までお尋ねください。

【マイナンバー関連のセミナー・システムご案内(興味を持たれましたら、担当者までご連絡ください)】

1. セミナー
①「開始直前!マイナンバーとストレスチェック制度実務対応」セミナー

②マイナンバー規程・書式 完全対応セミナー
マイナンバー取扱規程等の作成がまだというお客様、作成しようとはしているが本当にこれで良いのかと不安なお客様向け。取扱規程はじめ、マイナンバー制度に必要な書式類のデータを一式お渡ししますので、貴社向けに一部内容を編集するだけで、マイナンバー制度に完全対応できます。

2. ITシステム
マイナンバー管理は、ITシステムを利用した方が「収集、利用の効率化」・「保管リスクの低減」に有効であると言われています。

①従業員等がマイナンバーを登録し、事業所が管理・利用するシステム
個人ごとにマイナンバー用の管理番号を発行。紙で収集する部分を、従業員自身でスマートフォン等からシステムに登録。事業所のマイナンバー取扱者は、登録された情報を活用する。

  参考価格:MF クラウドマイナンバー            
  Max10 プラン( 従業員10 名、従業員以外10 名)980 円/ 月税別

②事業所がマイナンバーを登録・管理・利用するシステム
お客様が事業所としてまとめて従業員のマイナンバーを登録・管理。自社活用の他、委託契約範囲内で弊社が利用→より低コストで運用できるシステムを弊社から提供させていただく予定です。準備でき次第、ご案内いたします。

事業所でのマイナンバーの管理は手間と時間が掛かるだけでなく、安全な管理も求められています。アップ
パートナーズグループでは、検証を重ね最適なソフトをご提供する予定です。

(総務部IT支援課 課長・内野敦史 『月刊 アップ長崎』2015年9月号より)